Donner accès à Claude aux documents de votre entreprise : les 4 méthodes

Pour que Claude réponde à partir des documents de votre entreprise, quatre méthodes existent : joindre les fichiers à une conversation, les regrouper dans un projet, brancher une base de connaissances via un serveur MCP, ou interroger une API de base de connaissances depuis vos outils. L'envoi de fichiers suffit pour une question ponctuelle ; une base connectée s'impose dès qu'il y a une équipe, beaucoup de documents ou plusieurs outils. Voici chaque méthode pas à pas, avec ce qu'elle implique pour le RGPD et le secret des affaires.

Comparatif : quatre façons de donner vos documents à Claude

La vraie différence entre ces méthodes tient en deux questions : où vivent vos documents, et comment Claude trouve le bon passage. Soit le fichier entier est placé dans la conversation, soit un moteur de recherche n'en extrait que les extraits utiles au moment de la question.

Méthode 1 : joindre les fichiers à une conversation

C'est le réflexe le plus simple : vous glissez un PDF ou un document Word dans la conversation, puis vous posez votre question. Claude lit le contenu et peut en citer des extraits.

1. Ouvrez une nouvelle conversation.
2. Joignez le fichier (les formats courants comme PDF, Word ou texte sont généralement acceptés ; vérifiez la documentation officielle pour les formats et tailles autorisés selon votre offre).
3. Posez une question précise en exigeant des citations : « Réponds uniquement à partir du règlement intérieur joint et cite l'article utilisé. »
4. Vérifiez les passages cités dans le document d'origine avant d'agir.

Pour comprendre un contrat ou un compte rendu de CSE, c'est parfait. Mais la méthode passe mal à l'échelle : chaque conversation repart de zéro, un long document occupe une grande partie de la fenêtre de contexte, et le collègue qui pose la même question la semaine suivante risque de joindre une version différente du fichier.

Méthode 2 : un projet pour les documents de référence

Selon votre offre, l'application Claude permet de regrouper des conversations dans des projets avec des instructions et des fichiers communs. Vous ajoutez vos documents de référence une fois, et chaque conversation du projet peut s'en servir. Pour une petite équipe qui travaille sur un client ou un produit, c'est un vrai progrès.

Gardez trois limites en tête. Les capacités de stockage, le partage avec les collègues et les contrôles d'administration varient selon l'abonnement : consultez la documentation officielle plutôt que de supposer. Le projet reste enfermé dans une seule application : Cursor, votre chatbot interne ou un script n'y ont pas accès. Enfin, quand une procédure change, il faut penser à remplacer la copie dans chaque projet.

Méthode 3 : brancher une base de connaissances à Claude avec MCP

Le Model Context Protocol (MCP) est un standard ouvert qui permet à un assistant d'appeler des outils externes. Au lieu de coller vos documents dans la conversation, vous connectez Claude à une base de connaissances qui cherche dans votre corpus et ne renvoie que les passages pertinents, avec leurs sources. Les documents restent à un seul endroit, et tous les clients MCP (Claude, Cursor, ChatGPT et d'autres) interrogent la même version à jour.

Voici la procédure exacte avec Kopik, où une base privée joue le rôle de moteur documentaire de votre entreprise :

1. Créez une base privée en déposant vos PDF, fichiers Word, textes ou Markdown. Kopik extrait le texte, le découpe en passages et l'indexe pour une recherche hybride (plein texte et élargissement sémantique des mots-clés). La création est gratuite.
2. Créez une clé API dans votre tableau de bord. Elle commence par `kpk_` et se transmet dans l'en-tête `Authorization: Bearer kpk_…`.
3. Choisissez l'adresse. `https://kopik.io/api/mcp` donne accès à tout le catalogue ; `https://kopik.io/api/mcp?base=<slug>` cible une seule base (chaque page de base affiche la sienne, et elle fonctionne pour une base privée avec votre clé).
4. Ajoutez le serveur à votre client (commandes ci-dessous).
5. Posez une vraie question et contrôlez les passages sources numérotés.

Dans Claude Code

Dans un terminal : `claude mcp add --transport http kopik https://kopik.io/api/mcp --header "Authorization: Bearer kpk_…"`. Avec l'adresse d'une seule base, gardez des guillemets autour de l'URL, car zsh interprète le `?` : `"https://kopik.io/api/mcp?base=<slug>"`.

Dans Cursor et les autres clients MCP

Les clients qui lisent un fichier `mcpServers` (pour Cursor, `.cursor/mcp.json`) prennent ce bloc : `{ "mcpServers": { "kopik": { "url": "https://kopik.io/api/mcp", "headers": { "Authorization": "Bearer kpk_…" } } } }`. Le serveur utilise le transport « Streamable HTTP », sans état. Pour les applications Claude de bureau et web, la manière d'ajouter un serveur MCP distant dépend de votre offre et évolue : suivez l'aide officielle.

Une fois connecté, Claude dispose de trois outils : `list_bases` (gratuit, liste les bases publiques, seul outil utilisable sans clé), `ask_base` (réponse rédigée et passages sources numérotés) et `search_base` (passages seuls, même prix). Sur l'adresse d'une base, l'argument `base` est omis. Le paramètre facultatif `maxPriceCents` fait échouer l'appel sans frais si la base coûte plus cher que prévu. Le contenu renvoyé arrive entre balises `<kopik-untrusted>`, ce qui aide l'assistant à le traiter comme une donnée et non comme une consigne. Le tutoriel complet : connecter une base de connaissances aux agents IA avec MCP.

Méthode 4 : une API pour vos propres outils

Si la réponse doit s'afficher ailleurs que dans une conversation (outil de support, intranet, bot Teams, traitement automatisé), l'API REST est la bonne couche. La même base privée répond avec la même clé `kpk_`, si bien que votre bot interne et Claude lisent exactement les mêmes documents. Les questions à vos propres bases sont gratuites dans la limite d'un usage raisonnable (200 par jour) ; les plafonds généraux sont de 20 questions par minute et 1 000 par jour et par utilisateur. Détails sur la page développeurs et dans notre guide sur la base privée comme RAG pour vos agents IA.

Confidentialité, RGPD : les compromis à peser

Toutes ces méthodes envoient une partie de vos documents à un service d'IA. La question est : combien, à qui, et sous quel contrat ? Passez cette liste en revue avec votre DPO ou votre RSSI :

• Ce qui sort de votre périmètre. Un fichier joint part en entier ; une recherche via MCP ou API n'envoie que les passages utiles à chaque question. C'est une application directe du principe de minimisation du RGPD.
• Les données personnelles. Dossiers salariés, données clients ou de santé : vérifiez la base légale, la durée de conservation et les sous-traitants concernés. Les recommandations de la CNIL sur l'IA sont un bon point de départ.
• Les transferts hors UE. Identifiez où chaque service traite les données et sur quel mécanisme de transfert il s'appuie.
• Les conditions de votre offre. Usage des données pour l'entraînement, conservation, journalisation : les offres professionnelles diffèrent souvent des offres grand public. Lisez les conditions officielles.
• Le contrôle d'accès. Une base privée n'est visible que par son propriétaire et ses clés API. Rangez les clés dans un coffre-fort de secrets et révoquez-les au départ d'un collaborateur.
• L'injection de consignes. Un document peut contenir un texte qui tente de détourner l'assistant. Séparez le contenu récupéré des instructions et gardez un humain dans la boucle pour toute action engageante.
• L'AI Act. Son article 4 demande aux entreprises qui déploient des systèmes d'IA de veiller à la maîtrise de l'IA par leurs équipes : formez les utilisateurs et documentez quels outils accèdent à quels documents.

Quand une base hébergée vaut mieux que l'envoi de fichiers

Joindre des fichiers reste très bien pour une question personnelle et occasionnelle. Une base de connaissances hébergée devient préférable dès que l'un de ces cas se présente :

• le corpus dépasse ce qui tient confortablement dans une conversation, ou grossit chaque mois ;
• plusieurs personnes ou services posent des questions sur les mêmes documents ;
• vous utilisez plusieurs assistants ou outils et voulez une seule source de vérité ;
• chaque réponse doit citer le passage exact pour être vérifiée ;
• une copie périmée provoquerait de vraies erreurs (paie, sécurité, contrats).

La démarche la plus sûre : tester d'abord avec des fichiers joints pour vérifier que vos documents répondent bien aux questions réelles, puis déplacer le corpus dans une base privée une fois l'usage confirmé. Rien n'est perdu : les mêmes fichiers sont indexés une fois et servis à tous vos outils.