Facturation électronique : la checklist pour choisir sa plateforme agréée et sa solution compatible

Pour émettre et recevoir des factures électroniques, toute entreprise doit passer par une plateforme agréée par l’administration fiscale, directement ou via une solution compatible. Une TPE sans logiciel peut saisir ses factures directement sur la plateforme de son choix, et elle n’est jamais obligée de prendre celle de son fournisseur. Voici la méthode, critère par critère, d’après les fiches et FAQ de la DGFiP.

Depuis le 1er septembre 2026, la réception des factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Si vous n’avez pas encore désigné de plateforme, c’est la première chose à régler. Les sources citées ici (fiche n° 9, FAQ « Je découvre » et « J’approfondis », dépliant micro-entreprises) sont indexées dans la base Facturation électronique et e-reporting.

Plateforme agréée et solution compatible : deux rôles différents

L’article 289 bis du CGI prévoit que l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques s’effectuent en recourant à une plateforme agréée. Celle-ci se charge, selon la FAQ DGFiP, de l’émission, de la transmission et de la réception des factures, ainsi que de la transmission à l’administration des données de facturation, de transaction et de paiement.

Une solution compatible est un logiciel (facturation, caisse, métier, ERP…) qui ne transporte pas lui-même les factures, mais qui prépare les données et les confie à une plateforme agréée. Selon la fiche n° 9, deux critères cumulatifs doivent obligatoirement être respectés :

1. se conformer aux attendus de la réforme, en termes de formats et de données ;
2. être raccordé à au moins une plateforme agréée.

Un logiciel qui produit de jolis PDF mais n’est raccordé à aucune plateforme ne remplit donc pas la condition. La DGFiP a créé une signalétique pour repérer plus facilement les solutions logicielles compatibles ; en cas de doute, la fiche n° 9 invite à interroger votre éditeur.

Trois situations de départ, trois chemins

Le dépliant DGFiP destiné aux micro-entreprises (mai 2026) distingue trois cas, qui valent pour toutes les TPE :

• Vous utilisez un logiciel dont l’éditeur est devenu plateforme agréée : il pourrait inclure la facture électronique, avec ou sans surcoût selon son offre de services.
• Vous utilisez un logiciel dont l’éditeur n’est pas plateforme agréée : assurez-vous qu’il soit solution compatible, donc raccordé à une plateforme agréée. Vous pourrez continuer à l’utiliser.
• Vous n’utilisez aucun logiciel spécifique : identifiez vos besoins et comparez les offres des plateformes agréées. Certaines proposent un socle de services gratuit pour être en conformité.

Vos droits : liberté de choix et interopérabilité

Les FAQ DGFiP sont très claires sur l’autonomie de chaque entreprise :

• Le choix est libre et relève d’une décision de gestion du chef d’entreprise. Vous pouvez choisir une ou plusieurs plateformes agréées.
• Le changement est possible à tout moment.
• Vous pouvez séparer les usages : une plateforme pour l’émission, une autre pour la réception, une autre encore pour le e-reporting.
• Votre fournisseur ne peut pas vous imposer un format d’échange de facture électronique, ni sa propre plateforme. Votre plateforme de réception peut être la même que la sienne ou une autre.
• L’interopérabilité est garantie : les plateformes agréées proposent un socle minimal de formats commun à toutes.

Concrètement, vous signez un accord formel avec la ou les plateformes choisies, qui vous désignent comme destinataire dans l’annuaire géré par l’administration. C’est cet annuaire qui permet d’orienter automatiquement une facture vers la bonne plateforme.

La checklist de sélection en 8 points

1. Vérifier l’immatriculation : la plateforme doit figurer sur la liste des plateformes agréées publiée et régulièrement mise à jour sur impots.gouv.fr. La liste indique notamment le nom commercial, le site internet, un courriel de contact, l’adresse de l’établissement principal et la date de délivrance du numéro d’immatriculation. Elle évolue : consultez toujours la version en ligne.
2. Contrôler votre prestataire actuel : si un tiers émet vos factures ou suit votre recouvrement, la FAQ demande de vérifier qu’il a bien la qualification de plateforme agréée.
3. Tester votre logiciel : s’il n’est pas lui-même plateforme agréée, exigez la preuve des deux critères de solution compatible, en particulier le raccordement.
4. Partir de vos besoins : la DGFiP recommande de choisir en fonction de votre activité, de la nature de votre clientèle et du volume de factures échangées ou d’opérations quotidiennes.
5. Couvrir le e-reporting : si vous vendez à des particuliers ou à l’international, vérifiez comment la plateforme collecte les données de transaction (saisie directe, fichier issu du logiciel de caisse, transmission automatique).
6. Regarder le suivi des statuts : la plateforme doit vous permettre de suivre le cycle de vie des factures, de refuser une facture en motivant ce refus et de signaler un litige par des statuts provisoires.
7. Comparer le prix au niveau de service : la fiche n° 9 rappelle que le cadre réglementaire impose l’interopérabilité, pas un logiciel unique ni un modèle économique uniforme ; « le prix dépend des fonctionnalités choisies ».
8. Conserver la trace de votre démarche : contrat, échanges, calendrier de raccordement. En cas de difficulté de démarrage, ce sont ces éléments qui démontrent une trajectoire sérieuse de mise en conformité.

Sécurité : ce qu’on exige des plateformes agréées

Selon le document DGFiP « Tout savoir sur la facturation électronique » (août 2026), les plateformes agréées doivent notamment être certifiées ISO 27001 sur le périmètre de leur activité de facturation électronique, recourir à une offre qualifiée SecNumCloud lorsqu’un service d’informatique en nuage externalisé est utilisé dans les conditions prévues par la réglementation, localiser les données en Europe sans transfert hors de l’Union européenne, et se soumettre à des audits réguliers. L’agrément fait l’objet d’audits annuels et de renouvellements.

Elles contrôlent aussi chaque facture : présence des informations obligatoires, validité des identifiants, cohérence entre montants hors taxes, taux et TVA, doublons, respect des formats et adressage. Ces exigences sont communes : elles ne vous dispensent pas de comparer les services, mais vous n’avez pas à auditer vous-même la sécurité de chaque candidat.

Les erreurs fréquentes à éviter

• Croire qu’un PDF envoyé par e-mail suffit : la DGFiP rappelle qu’un PDF simple n’est pas une facture électronique au sens du dispositif.
• Attendre 2027 pour choisir : même une PME qui n’émettra qu’en 2027 doit avoir une plateforme de réception depuis le 1er septembre 2026. À défaut, son adresse ne figure pas dans l’annuaire et la facture de son fournisseur est rejetée ou non délivrée ; elle peut alors, à titre exceptionnel, lui être envoyée par e-mail ou courrier.
• Adopter la plateforme du fournisseur par défaut : rien ne l’impose ; choisissez celle qui convient à vos formats et à votre organisation.
• Ignorer le risque de sanction : une amende de 500 € est prévue trois mois après une mise en demeure restée sans effet pour l’entreprise qui n’a pas choisi de plateforme de réception, puis 1 000 € après chaque nouvelle période de trois mois (FAQ « J’approfondis »).

Pour être accompagné, le dépliant DGFiP cite les chambres de commerce et d’industrie, les chambres de métiers et de l’artisanat, les chambres d’agriculture, les éditeurs de logiciels, les fédérations professionnelles, les experts-comptables et les banques. Les textes sources sont la fiche n° 9 de la DGFiP et la liste des plateformes agréées immatriculées. Kopik ne recommande aucune plateforme en particulier.