Facturation, CGV et délais de paiement entre professionnels
Les règles à connaître pour facturer et contracter entre entreprises : mentions obligatoires des factures, facturation électronique, conditions générales de vente, négociation commerciale, délais de paiement et pénalités de retard, devis obligatoires et conservation des documents. Pour dirigeants de TPE/PME, indépendants et comptables. Base éditée par Kopik à partir de sources publiques : entreprendre.service-public.fr (Licence Ouverte 2.0).
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Cet assistant répond à vos questions sur la facturation et les relations commerciales entre entreprises en France : factures, conditions générales de vente, négociation avec un distributeur, délais de paiement, devis et conservation des documents. Il s'adresse aux dirigeants de TPE et PME, aux indépendants et aux comptables. Ses réponses s'appuient uniquement sur les fiches publiques d'entreprendre.service-public.fr.
Quand émettre une facture à un client professionnel
Entre deux professionnels, une facture doit être émise pour chaque vente de bien ou prestation de services, en principe au moment de la livraison ou de la réalisation de la prestation, même si le paiement est prévu plus tard.
Certaines opérations permettent une émission différée : jusqu'au 15 du mois suivant pour une livraison de biens exonérée de TVA ou une prestation dont la TVA est due par le client, et jusqu'à la fin du mois pour une facture récapitulative regroupant plusieurs livraisons faites au même client.
Lorsque la facture est établie sur papier ou en PDF, c'est à l'entreprise d'assurer une numérotation chronologique et continue, sans rupture. Plusieurs séries sont possibles, par exemple une par site de facturation ou par catégorie de clients.
La facture remplit plusieurs fonctions : elle détaille le montant à payer, sert de preuve en cas de litige, permet de collecter et déduire la TVA et constitue un justificatif comptable exigé en cas de contrôle fiscal.
Conditions générales de vente entre entreprises
En France, les CGV ne sont pas obligatoires entre professionnels. En revanche, si elles existent et qu'un client professionnel les demande, l'entreprise doit les lui communiquer. Elle n'a pas à les transmettre à un concurrent, sauf s'il démontre vouloir passer commande.
Des CGV destinées aux professionnels doivent comporter les conditions de vente ou d'exécution de la prestation, les éléments de détermination du prix (barème des prix unitaires et réductions) et les conditions de règlement, dont les pénalités de retard.
Des CGV absentes ou irrégulières privent le vendeur de protections importantes : il ne peut plus invoquer les délais de paiement, les clauses limitatives de responsabilité ou la clause de réserve de propriété.
Négocier une convention avec un distributeur
Un fournisseur et un distributeur qui négocient de bonne foi formalisent leur accord dans une convention écrite, sous forme de document unique ou de contrat-cadre complété de contrats d'application. Certains produits frais (fruits et légumes, œufs, miels, viandes de volailles et de lapins) en sont dispensés.
La convention doit en général être conclue au plus tard le 1er mars de l'année où elle s'applique, pour une durée de 1, 2 ou 3 ans. Sur 2 ou 3 ans, elle doit prévoir les modalités de révision du prix.
Pour les produits de grande consommation, les pénalités logistiques doivent être proportionnées au préjudice et ne peuvent pas dépasser 2 % de la valeur des produits commandés dans la catégorie concernée.
Devis obligatoire et conservation des documents
Un devis préalable est obligatoire pour de nombreux travaux et dépannages : maçonnerie, plomberie, électricité, serrurerie, couverture, peinture, entretien des extincteurs, entre autres. Il doit notamment indiquer la date, le lieu d'exécution, un décompte détaillé, le taux horaire de main-d'œuvre TTC et sa durée de validité.
Côté archivage, les factures émises ou reçues, comme toutes les pièces comptables, se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Les contrats et la correspondance commerciale se conservent 5 ans, et les documents fiscaux 6 ans.
Frequently asked questions
Comment corriger une facture déjà envoyée ?
Une facture émise ne peut plus être modifiée directement. Si l'erreur est constatée avant le paiement, vous émettez une facture rectificative avec un nouveau numéro et la mention « annule et remplace la facture n°… ». Si la facture a déjà été réglée, la correction passe par une facture d'avoir, qui a son propre numéro.
Un client professionnel peut-il être traité comme un consommateur ?
Oui, s'il remplit trois conditions : il compte 5 salariés au maximum, l'achat n'entre pas dans son activité principale et le contrat est conclu à distance ou hors établissement (salon, foire). Ce sont alors les mentions obligatoires applicables aux particuliers qui s'appliquent. D'où l'intérêt de prévoir des CGV distinctes selon les catégories de clients.
Une facture papier doit-elle être faite en deux exemplaires ?
Oui. Lorsqu'une facture est établie sur support papier, elle est rédigée en double exemplaire : l'original est remis à l'acheteur et le vendeur conserve le second. Si la facture compte plusieurs pages, elles sont numérotées selon une séquence n/N et le numéro de facture figure sur chacune.
Que risque une entreprise qui ne communique pas ses CGV ?
L'absence de communication ou une communication incomplète peut entraîner une injonction de la DGCCRF et une amende administrative. Celle-ci peut atteindre 15 000 € pour une entreprise individuelle et 75 000 € pour une société.
Que risque un artisan qui ne remet pas de devis obligatoire ?
Le professionnel s'expose à une amende administrative pouvant aller jusqu'à 3 000 € pour un entrepreneur individuel et 15 000 € pour une société. Le devis n'engage le client qu'une fois signé, avec la mention « bon pour travaux » ou « bon pour accord ».
Qui peut établir la facture à la place du vendeur ?
En principe, c'est le vendeur ou le prestataire qui émet la facture. Il peut toutefois autoriser son client (auto-facturation) ou un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte, au moyen d'un mandat de facturation. Pour un vendeur établi hors de l'Union européenne, la facture est délivrée par son représentant fiscal, sauf s'il l'émet lui-même en y indiquant le nom, l'adresse et le numéro d'identification de ce représentant.
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