Claude Zugriff auf Unternehmensdokumente geben: 4 Wege im Vergleich

Damit Claude Fragen aus Ihren Unternehmensdokumenten beantwortet, gibt es vier Wege: Dateien an eine Unterhaltung anhängen, sie in einem Projekt bündeln, eine Wissensdatenbank über einen MCP-Server anbinden oder eine Wissensdatenbank-API aus eigenen Anwendungen aufrufen. Der Upload reicht für eine einmalige Frage; eine angebundene Wissensdatenbank lohnt sich, sobald ein Team, viele Dokumente oder mehrere Werkzeuge beteiligt sind. Hier finden Sie jeden Weg Schritt für Schritt, mit den Punkten, die Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat klären wollen.

Die vier Wege auf einen Blick

Entscheidend sind zwei Fragen: Wo liegen die Dokumente, und wie findet Claude die richtige Stelle? Entweder landet die ganze Datei im Gespräch, oder ein Suchsystem liefert zum Zeitpunkt der Frage nur die passenden Abschnitte.

Upload und Projekte: schnell, aber begrenzt

Der einfachste Weg: Sie hängen ein PDF oder Word-Dokument an eine Nachricht und stellen Ihre Frage. Bitten Sie Claude ausdrücklich, nur aus dem Anhang zu antworten und die verwendete Stelle zu zitieren, zum Beispiel: „Antworte ausschließlich auf Basis der angehängten Betriebsvereinbarung und nenne den Paragrafen.“ Prüfen Sie das Zitat anschließend im Original.

Projekte gehen, je nach Angebot, einen Schritt weiter: Sie legen Referenzdateien und Anweisungen einmal ab und nutzen sie in allen Unterhaltungen des Projekts. Unterstützte Formate, Speichergrenzen und das Teilen im Team unterscheiden sich je nach Tarif; maßgeblich ist die offizielle Dokumentation. Die strukturellen Grenzen bleiben jedoch:

• Jede Kopie muss bei einer neuen Fassung von Hand ersetzt werden.
• Die Dateien stehen nur in dieser einen Anwendung zur Verfügung, nicht in Cursor oder im internen Chatbot.
• Lange Dokumente werden vollständig gelesen und belegen einen großen Teil des Kontextfensters.
• Es gibt keine zentrale Stelle, an der sich nachvollziehen lässt, aus welcher Version eine Antwort stammt.

Ein typisches Beispiel aus dem Mittelstand: Das Qualitätshandbuch liegt in drei Fassungen in verschiedenen Projekten, die Arbeitsanweisungen werden quartalsweise überarbeitet, und der Vertrieb fragt in Cursor nach Lieferbedingungen, die nur im Handbuch stehen. Spätestens dann führt kein Weg an einer zentralen, gepflegten Quelle vorbei.

Eine Wissensdatenbank per MCP an Claude anbinden

Das Model Context Protocol (MCP) ist ein offener Standard, mit dem ein Assistent externe Werkzeuge aufrufen kann. Ist eine Wissensdatenbank angebunden, durchsucht sie Ihren Bestand und liefert Claude nur die relevanten Abschnitte samt Quelle. Die Dokumente bleiben an einem gepflegten Ort, und alle MCP-Clients (Claude, Cursor, ChatGPT und andere) greifen auf denselben aktuellen Stand zu. Eine Suchinfrastruktur müssen Sie dabei nicht selbst betreiben, das ist der Kern von RAG as a Service.

Schritt für Schritt mit Kopik

1. Private Wissensdatenbank anlegen: PDFs, Word-Dateien, Text oder Markdown hochladen. Kopik extrahiert den Text, zerlegt ihn in Abschnitte und indexiert ihn für eine hybride Suche (Volltext plus semantische Erweiterung der Suchbegriffe). Das Anlegen ist kostenlos.
2. API-Schlüssel erzeugen im Dashboard. Er beginnt mit `kpk_` und wird im Header `Authorization: Bearer kpk_…` übergeben.
3. Adresse wählen: `https://kopik.fr/api/mcp` für den gesamten Katalog, `https://kopik.fr/api/mcp?base=<slug>` für eine einzelne Datenbank. Jede Datenbankseite zeigt ihre eigene Adresse, die mit Ihrem Schlüssel auch für private Datenbanken funktioniert.
4. In Claude Code eintragen: `claude mcp add --transport http kopik https://kopik.fr/api/mcp --header "Authorization: Bearer kpk_…"`. Unter zsh eine URL mit `?` in Anführungszeichen setzen.
5. In Cursor (`.cursor/mcp.json`) oder einem anderen Client mit `mcpServers`-Datei: `{ "mcpServers": { "kopik": { "url": "https://kopik.fr/api/mcp", "headers": { "Authorization": "Bearer kpk_…" } } } }`.
6. Testen mit einer echten Frage aus dem Arbeitsalltag und die nummerierten Quellen prüfen.

Der Server nutzt den zustandslosen Transport „Streamable HTTP“ und stellt drei Werkzeuge bereit: `list_bases` (kostenlos, listet öffentliche Datenbanken, als einziges ohne Schlüssel nutzbar), `ask_base` (ausformulierte Antwort mit nummerierten Quellabschnitten) und `search_base` (nur Abschnitte, gleicher Preis). Bei der Adresse einer einzelnen Datenbank entfällt das Argument `base`. Mit `maxPriceCents` wird ein Aufruf kostenlos abgelehnt, wenn die Datenbank teurer ist als erlaubt. Für die Desktop- und Web-Apps von Claude hängt das Hinzufügen eines entfernten MCP-Servers vom Tarif ab; folgen Sie dort der offiziellen Hilfe.

Die API für eigene Anwendungen

Sollen Antworten im Ticketsystem, im Intranet oder in einem automatisierten Ablauf erscheinen, ist die REST-API die richtige Ebene. Dieselbe private Datenbank antwortet mit demselben `kpk_`-Schlüssel, Ihr interner Bot und Claude lesen also identische Dokumente. Fragen an eigene Datenbanken sind im Rahmen einer fairen Nutzung (200 pro Tag) kostenlos. Allgemein gelten 20 Fragen pro Minute und 1.000 pro Tag je Nutzer sowie 120 Anfragen pro Minute je IP-Adresse. Alle Details stehen in der Entwicklerdokumentation.

DSGVO, Betriebsrat, Informationssicherheit: die Abwägungen

Jeder der vier Wege überträgt Dokumentinhalte an einen KI-Dienst. Klären Sie vor dem Start mit Datenschutz und IT-Sicherheit:

• Datenminimierung: Ein Upload überträgt die ganze Datei; eine Suche über MCP oder API nur die Abschnitte, die zur jeweiligen Frage passen. Personenbezogene Daten, die für die Antworten nicht nötig sind, gehören gar nicht erst in den Bestand.
• Auftragsverarbeitung: Für jeden Dienst in der Kette braucht es passende Verträge nach Art. 28 DSGVO. Prüfen Sie Speicherdauer und ob Daten für Training genutzt werden; Geschäftstarife unterscheiden sich oft von Privattarifen.
• Drittlandübermittlung: Klären Sie, wo jeder Dienst Daten verarbeitet und auf welcher Grundlage übermittelt wird.
• Betriebsrat: Werkzeuge, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auswerten können, unterliegen der Mitbestimmung. Binden Sie ihn früh ein.
• Informationssicherheit: Die Empfehlungen des BSI zu KI-Systemen helfen bei der Risikobewertung. API-Schlüssel gehören in einen Secrets-Manager und werden beim Ausscheiden von Mitarbeitenden widerrufen.
• AI Act: Wer KI-Systeme einsetzt, muss nach Art. 4 für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten sorgen. Die Wissensdatenbank zum EU AI Act bündelt den Verordnungstext und die Leitlinien der Kommission.

Wann eine gehostete Wissensdatenbank den Upload schlägt

Für gelegentliche, persönliche Fragen bleibt der Upload völlig in Ordnung. Eine gehostete Wissensdatenbank ist die bessere Wahl, wenn:

• der Bestand Hunderte Seiten umfasst oder jeden Monat wächst,
• mehrere Abteilungen dieselben Richtlinien und Handbücher befragen,
• Sie mehr als einen Assistenten oder ein Werkzeug einsetzen und eine einzige verlässliche Quelle wollen,
• jede Antwort die genaue Fundstelle nennen muss, etwa für Qualitätsmanagement oder Audits,
• veraltete Kopien echte Fehler verursachen würden, zum Beispiel bei Arbeitsschutz oder Personalthemen.

Ein bewährter Ablauf für den Mittelstand: mit Uploads einen kleinen Pilot fahren, die wiederkehrenden Fragen sammeln, dann die passenden Dokumente in eine private Wissensdatenbank übertragen und an die Werkzeuge anbinden, die Ihr Team ohnehin nutzt. Wer verstehen will, wie die Suche dahinter funktioniert, findet den Hintergrund im Beitrag Was ist eine Vektordatenbank?.