Come dare a Claude l'accesso ai documenti aziendali

Per far rispondere Claude a partire dai documenti aziendali esistono quattro strade: allegare i file a una conversazione, raccoglierli in un progetto, collegare una knowledge base tramite un server MCP oppure interrogare l'API di una knowledge base dai Suoi strumenti. L'allegato basta per una domanda occasionale; una knowledge base collegata conviene non appena entrano in gioco un team, molti documenti o più strumenti. Ecco ogni opzione passo per passo, con le implicazioni per il GDPR.

Le quattro opzioni a confronto

Tutto ruota attorno a due domande: dove si trovano i documenti e come Claude trova il passaggio giusto. O il file intero entra nella conversazione, oppure un motore di ricerca recupera, al momento della domanda, solo gli estratti utili.

Allegati e progetti: rapidi ma limitati

Il modo più semplice è allegare un PDF o un file Word a un messaggio e fare la domanda. Chieda esplicitamente a Claude di rispondere solo in base all'allegato e di citare il passaggio usato, per esempio: «Rispondi soltanto in base al regolamento aziendale allegato e indica l'articolo». Poi verifichi la citazione nell'originale. Formati supportati e dimensioni massime dipendono dal piano: faccia fede la documentazione ufficiale.

I progetti, disponibili a seconda dell'offerta, permettono di caricare file e istruzioni una volta sola e di riutilizzarli in tutte le conversazioni del progetto. Per un piccolo team che segue un cliente o un prodotto è un passo avanti concreto. I limiti strutturali però restano:

• ogni copia va sostituita a mano quando una procedura viene aggiornata;
• i file restano chiusi in un'unica applicazione, invisibili a Cursor o al chatbot interno;
• i documenti lunghi vengono letti per intero e occupano gran parte della finestra di contesto;
• manca un punto unico per verificare da quale versione proviene una risposta.

Collegare una knowledge base a Claude con MCP

Il Model Context Protocol (MCP) è uno standard aperto che consente a un assistente di chiamare strumenti esterni. Invece di incollare i documenti in chat, Lei collega Claude a una knowledge base che cerca nel Suo archivio e restituisce solo i passaggi pertinenti, con la fonte. I documenti restano in un unico posto e tutti i client MCP (Claude, Cursor, ChatGPT e altri) consultano la stessa versione aggiornata.

La procedura con Kopik

1. Crei una base privata caricando PDF, file Word, testi o Markdown. Kopik estrae il testo, lo suddivide in passaggi e lo indicizza per una ricerca ibrida (testo completo più ampliamento semantico delle parole chiave). La creazione è gratuita e si fa da questa pagina.
2. Generi una chiave API nella dashboard. Inizia con `kpk_` e si invia nell'intestazione `Authorization: Bearer kpk_…`.
3. Scelga l'indirizzo. `https://kopik.io/api/mcp` dà accesso all'intero catalogo; `https://kopik.io/api/mcp?base=<slug>` punta a una sola base. Ogni pagina di base mostra il proprio indirizzo, valido anche per le basi private con la Sua chiave.
4. In Claude Code: `claude mcp add --transport http kopik https://kopik.io/api/mcp --header "Authorization: Bearer kpk_…"`. Con zsh, metta tra virgolette ogni URL che contiene `?`.
5. In Cursor (`.cursor/mcp.json`) o in qualsiasi client con file `mcpServers`: `{ "mcpServers": { "kopik": { "url": "https://kopik.io/api/mcp", "headers": { "Authorization": "Bearer kpk_…" } } } }`.
6. Provi con una domanda reale e controlli i passaggi di origine numerati.

Il server usa il trasporto «Streamable HTTP», senza stato, e mette a disposizione tre strumenti: `list_bases` (gratuito, elenca le basi pubbliche ed è l'unico utilizzabile senza chiave), `ask_base` (risposta redatta con passaggi di origine numerati) e `search_base` (solo passaggi, stesso prezzo). Sull'indirizzo di una singola base l'argomento `base` si omette. Il parametro facoltativo `maxPriceCents` rifiuta la chiamata senza costi se la base costa più del previsto. Il contenuto restituito arriva tra tag `<kopik-untrusted>`, così l'assistente lo tratta come dato e non come istruzione. Per le app desktop e web di Claude, il modo di aggiungere un server MCP remoto dipende dal piano: segua la guida ufficiale.

Un'API per i Suoi strumenti

Se la risposta deve comparire fuori da una chat (nel sistema di ticketing, nella intranet, in un flusso automatico), l'API REST è il livello giusto. La stessa base privata risponde con la stessa chiave `kpk_`, quindi il bot interno e Claude leggono esattamente gli stessi documenti. Le domande alle proprie basi sono gratuite entro un uso ragionevole (200 al giorno); i limiti generali sono 20 domande al minuto e 1.000 al giorno per utente, più 120 richieste al minuto per indirizzo IP. Tutti i dettagli sono nella documentazione per sviluppatori.

Privacy e GDPR: i compromessi da valutare

Ogni opzione trasmette una parte dei documenti a un servizio di IA. Prima di partire, verifichi questi punti con il DPO e con chi si occupa di sicurezza informatica:

• Minimizzazione. L'allegato invia il file intero; la ricerca via MCP o API invia solo i passaggi utili a ciascuna domanda. Tolga dall'archivio i dati personali che non servono alle risposte.
• Responsabili del trattamento. Ogni fornitore nella catena richiede un accordo ai sensi dell'articolo 28 del GDPR. Controlli tempi di conservazione e uso dei dati per l'addestramento: i piani business spesso differiscono da quelli consumer.
• Trasferimenti extra UE. Verifichi dove ogni servizio tratta i dati e su quali garanzie si basa il trasferimento. La base GDPR & International Data Transfers raccoglie i testi ufficiali UE (in inglese).
• Garante Privacy. I provvedimenti e le indicazioni del Garante sull'intelligenza artificiale sono il riferimento nazionale, in particolare per dati di dipendenti e clienti.
• Dipendenti. Se uno strumento può consentire un controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, valuti con il consulente del lavoro gli obblighi dello Statuto dei lavoratori.
• Chiavi e accessi. Una base privata è visibile solo al proprietario e alle sue chiavi API. Conservi le chiavi in un gestore di segreti e le revochi quando un collaboratore lascia l'azienda.
• AI Act. L'articolo 4 chiede a chi utilizza sistemi di IA di garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del personale: formi gli utenti e documenti quali strumenti accedono a quali documenti.

Quando una knowledge base ospitata batte il caricamento dei file

Per domande personali e occasionali gli allegati vanno benissimo. Una knowledge base ospitata è la scelta migliore quando:

• l'archivio conta centinaia di pagine o cresce ogni mese;
• più persone o reparti interrogano gli stessi documenti;
• usa più di un assistente o strumento e vuole un'unica fonte affidabile;
• ogni risposta deve indicare il passaggio esatto per poter essere verificata;
• una copia non aggiornata causerebbe errori concreti (paghe, sicurezza sul lavoro, contratti).

Un percorso prudente per una PMI: un breve test con gli allegati, la raccolta delle domande che tornano più spesso, poi il trasferimento dei documenti in una base privata collegata agli strumenti che il team usa già. E se Le servono anche fonti esterne, il catalogo delle basi raccoglie basi pubbliche pronte da interrogare.