Cómo dar acceso a Claude a los documentos de su empresa

Para que Claude responda a partir de los documentos de su empresa hay cuatro caminos: adjuntar archivos a una conversación, reunirlos en un proyecto, conectar una base de conocimiento mediante un servidor MCP o consultar una API de base de conocimiento desde sus propias herramientas. Adjuntar basta para una consulta puntual; una base conectada compensa en cuanto intervienen un equipo, muchos documentos o varias herramientas. A continuación encontrará cada opción paso a paso y lo que supone para el RGPD.

Cuatro formas de darle sus documentos a Claude

Todo se reduce a dos preguntas: dónde están los documentos y cómo encuentra Claude el fragmento correcto. O bien el archivo completo entra en la conversación, o bien un buscador recupera solo los pasajes útiles en el momento de la pregunta.

Opción 1: adjuntar archivos a una conversación

Es lo más inmediato: basta con arrastrar un PDF o un Word a la conversación y preguntar. Claude lee el contenido y puede citar fragmentos.

1. Abra una conversación nueva.
2. Adjunte el archivo. Los formatos habituales (PDF, Word, texto) suelen admitirse, pero consulte la documentación oficial para conocer los formatos y tamaños de su plan.
3. Haga una pregunta concreta y pida citas: «Responde solo con el convenio adjunto e indica el artículo que utilizas».
4. Compruebe el pasaje citado en el documento original antes de actuar.

Para entender un contrato o un acta, funciona muy bien. Pero no escala: cada conversación empieza de cero, un documento largo ocupa buena parte de la ventana de contexto y el compañero que pregunte lo mismo la semana siguiente quizá adjunte otra versión del archivo.

Opción 2: proyectos para los documentos de referencia

Según su plan, la aplicación de Claude permite agrupar conversaciones en proyectos con instrucciones y archivos comunes. Sube los documentos de referencia una sola vez y todas las conversaciones del proyecto pueden usarlos. Para un equipo pequeño que trabaja en un cliente o un producto, es una mejora clara.

Tenga en cuenta sus límites. El almacenamiento, el uso compartido y los controles de administración varían según la suscripción, así que verifique la documentación oficial. El proyecto vive dentro de una única aplicación: Cursor, su chatbot interno o un script no lo ven. Y cuando cambia un procedimiento, alguien tiene que acordarse de sustituir la copia en cada proyecto.

Opción 3: conectar una base de conocimiento a Claude con MCP

El Model Context Protocol (MCP) es un estándar abierto que permite a un asistente llamar a herramientas externas. En lugar de pegar documentos en el chat, conecta Claude a una base de conocimiento que busca en su corpus y devuelve solo los pasajes pertinentes, con su fuente. Los documentos están en un único sitio y todos los clientes MCP (Claude, Cursor, ChatGPT y otros) consultan la misma versión actualizada.

Este es el procedimiento exacto con Kopik, donde una base privada actúa como motor documental de su empresa:

1. Cree una base privada subiendo sus PDF, archivos Word, textos o Markdown. Kopik extrae el texto, lo divide en pasajes y lo indexa para una búsqueda híbrida (texto completo y ampliación semántica de las palabras clave). Crear una base es gratis: puede empezar aquí.
2. Genere una clave API en su panel. Empieza por `kpk_` y se envía en la cabecera `Authorization: Bearer kpk_…`.
3. Elija la dirección. `https://kopik.io/api/mcp` da acceso a todo el catálogo; `https://kopik.io/api/mcp?base=<slug>` apunta a una sola base. Cada página de base muestra la suya, y funciona con bases privadas usando su clave.
4. Añada el servidor en Claude Code: `claude mcp add --transport http kopik https://kopik.io/api/mcp --header "Authorization: Bearer kpk_…"`. En zsh, ponga entre comillas cualquier URL que contenga `?`.
5. En Cursor (`.cursor/mcp.json`) o en cualquier cliente con archivo `mcpServers`: `{ "mcpServers": { "kopik": { "url": "https://kopik.io/api/mcp", "headers": { "Authorization": "Bearer kpk_…" } } } }`.
6. Pruebe con una pregunta real y revise los pasajes de origen numerados.

El servidor usa el transporte «Streamable HTTP», sin estado, y ofrece tres herramientas: `list_bases` (gratuita, lista las bases públicas y es la única que funciona sin clave), `ask_base` (respuesta redactada con pasajes de origen numerados) y `search_base` (solo pasajes, mismo precio). Con la dirección de una sola base, el argumento `base` se omite. El parámetro opcional `maxPriceCents` rechaza la llamada sin coste si la base cuesta más de lo permitido. En las aplicaciones de escritorio y web de Claude, la forma de añadir un servidor MCP remoto depende de su plan: siga la ayuda oficial.

Opción 4: una API para sus propias herramientas

Si la respuesta debe aparecer fuera de un chat (herramienta de soporte, intranet, un flujo automatizado), la API REST es la capa adecuada. La misma base privada responde con la misma clave `kpk_`, de modo que su bot interno y Claude leen exactamente los mismos documentos. Las preguntas a sus propias bases son gratuitas dentro de un uso razonable (200 al día); los límites generales son 20 preguntas por minuto y 1.000 al día por usuario. Toda la referencia está en la documentación para desarrolladores.

Privacidad y RGPD: los compromisos

Todas las opciones envían parte de sus documentos a un servicio de IA. Revise estos puntos con su delegado de protección de datos antes de desplegar:

• Minimización. Adjuntar envía el archivo completo; la búsqueda por MCP o API envía solo los pasajes útiles para cada pregunta. Retire del corpus los datos personales que no hagan falta.
• Encargados del tratamiento. Cada proveedor de la cadena necesita un contrato conforme al artículo 28 del RGPD. Verifique la conservación de datos y si se usan para entrenamiento: los planes de empresa suelen diferir de los de consumo.
• Transferencias internacionales. Averigüe dónde trata los datos cada servicio y con qué garantías. La base GDPR & International Data Transfers reúne los textos oficiales de la UE (en inglés).
• Orientaciones de la AEPD. La Agencia Española de Protección de Datos publica guías sobre inteligencia artificial y protección de datos que conviene leer antes de tratar datos de empleados o clientes.
• Claves y accesos. Una base privada solo es visible para su propietario y sus claves API. Guarde las claves en un gestor de secretos y revóquelas cuando alguien deje la empresa.
• AI Act. Su artículo 4 exige a quien despliega sistemas de IA que procure un nivel suficiente de alfabetización en IA de su personal: forme a los usuarios y documente qué herramientas acceden a qué documentos.

Cuándo una base alojada supera a la subida de archivos

Adjuntar archivos sigue siendo válido para consultas personales y ocasionales. Una base de conocimiento alojada es mejor opción cuando:

• el corpus ocupa cientos de páginas o crece cada mes;
• varias personas o departamentos consultan los mismos documentos;
• usa más de un asistente o herramienta y quiere una única fuente de verdad;
• cada respuesta debe citar el pasaje exacto para poder comprobarla;
• una copia desactualizada causaría errores reales (nóminas, prevención de riesgos, contratos).

Un despliegue sensato en una pyme: probar primero con archivos adjuntos, anotar las preguntas que se repiten y, una vez confirmado el uso, trasladar los documentos a una base privada conectada a las herramientas que su equipo ya utiliza. Si además busca fuentes externas, el catálogo de bases reúne bases públicas listas para consultar.